閱讀筆記｜鬼速PDCA整理術，一天只要十分鐘，提升效率從「減少虛耗」開始！
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這本書適合誰看：
- 基層上班族：管理進度、增進效率
- 企業主和主管：調整經營策略、創造獲利
- 學生：強化學習成果
今天我要分享的書是《鬼速PDCA工作術》
PDCA並非新創名詞，而是企業界早已耳熟能詳、已有多年歷史的管理手法，簡單來說就是一套「目標管理步驟」，透過計畫、執行、檢視、行動四個階段，確保每一次的目標設定都能達陣。
很多人對於PDCA抱持著誤解，有些人認為只有管理階層才需要做、有些人僅在面對重大課題時才執行PDCA，大部分人都只在問題出現時才啟動PDCA。
其實PDCA是不挑對象的，即使是個人目標也可以活用PDCA，只要持續運作這項循環，不論是誰都能往前邁進，直達目標，作者稱PDCA為「讓人快速進步的工作術」。
作者是誰？
日本最大金融科技平台CEO／富田和成。
3年打造日本最大金融科技（Fintech）平台，會員數達到300萬人。
業績從1.2億圓，成長至5.7億圓，營收成長率高達5196%。
ZUU株式會社社長兼CEO。
免費下載格式表
書中詳細解說了PDCA的各個階段，只要能夠理解流程，就能輕鬆實踐PDCA循環。
為了讓讀者可以在10分鐘內體驗PDCA流程，作者免費提供書中提到的五大圖表，只要掃描 QR code 就能下載空白表格，不論是個人或團體都可以實際操作使用。
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什麼是鬼速 PDCA ？
PDCA 是所有工作術的根本，想要學習新東西，不能破碎化地記憶，而是要掌握整體的知識架構，才能內化成自己的東西，作者將PDCA細部拆解成一個從上至下，從粗到細的執行架構：
1. 計畫（PLAN）
在計畫階段，首先要決定最後要抵達哪座山頂，沒有目標，就無法開始，而且目標要盡可能地具體化。
(X) 不明確的目標：「哪一天找時間去爬山」
(O) 目標明確的設定：「一年後的今天，我將站在那座山的山頂上」。
一旦目標明確，就能明確看出現況與目標之間的差距，接著就知道自己這一年該做什麼，課題和方法就能更清楚，如果目標太過遙遠，就很難看清楚「課題」。
此時，就趕快著手進行一看就知道是課題的部分，針對不懂的部分建立假設，一邊採取行動，同時提升計畫的精確度。
設定目標時建議搭配 5W2H法則
What
要完成什麼任務？
Why
為什麼是這個計畫而不是別的？
Who
誰和這個計畫的執行有關？
When
和計畫有關的時間考量？
Where
和計畫執行有關的場合、地點？
How
計畫執行所需的相關資源、技術？
How Much
計畫的成本效益評估？
2. 執行（DO）
在計畫階段可以看出「解決課題的方法」，所以在執行階段就要分解成多個行動，然後再將行動落實為具體的方法，徹底執行。重點在於快速將行動具體化成為「任務」。
如果能把這些抽象的行動轉換成具體該完成的「任務」，譬如「每天早上六點起床跑五公里」、「今天利用晚餐後的兩小時上網找資料」等，就可以強迫自己去執行。再加上如果要做的事夠具體，投入的意願也會很強大。
3. 檢視（CHECK）
在計畫階段所想出來的途徑、課題和方法，或者是在執行階段所想出的行動或任務，都只不過是種假設。正因為是「根據現有情報所想出的最佳解答」，所以更需要定期且頻繁地檢視方法是否適合。
進入執行循環時，如果對自己的假設沒有自信，那麼，即便擬定了目標，也會缺乏動力，導致半途而廢，所以一定程度的自信也是很重要的。另一方面，在進行檢視時，要保持質疑自己是否客觀，想著「有沒有更有效率的方法？」、「有沒有其他應該做的事？」、「是否還有我沒注意到的課題？」等等。
# 執行時充滿自信、檢視時要自我懷疑，這就是PDCA的基本態度。
4. 調整（ADJUST）
「鬼速PDCA」將一般人稱之為行動（ACTION）的第四階段稱為調整（ADJUST），這是以精簡軟體開發（LeanSoftwareDevelopment）而出名的帕斯卡爾丹尼斯（PascalDennis）所使用的稱呼，因為作者覺得比較接近PDCA的真實狀態，所以加以採用。
傳統PDCA循環▼
鬼速PDCA循環▼
因為第一次聽到PDCA的人，會對「DO和ACTION兩者都有『做和從事』的意思」而產生混亂，而且只有「改善行動」恐有遺漏延伸方案的意思，也並非全然正確。我們要思考根據檢視結果過渡到下個循環的調整方案，調整方案有以下四種。
●目標層級的調整
●計畫層級的大幅調整
●解決方案或行動層級的調整
●不需要調整
📌「目標層級的調整」
是指檢視情報收集以及自己的現狀之餘，決定改變目標，或者將目標達成日延後，這就是中斷現在正在執行的PDCA，重啟一個新的PDCA。
假設訓練順利進行，但因為成本過高導致債務，那麼就該優先解決「償還債務」這個重大課題。像這樣，在運作PDCA的過程中，新的PDCA跟著產生的狀況很常見。
📌「計畫層級的大幅調整」
主要是指之前沒預料到的新課題出現時，雖然規格不像之前提到的「償還債務」這麼巨大，但如果像是「務必要在當地找到嚮導」這樣的課題時，就必須重新開始蒐集情報，檢討解決方案，導致PDCA的循環減慢。
📌「解決方案和行動層級的調整」
是指執行循環的微調。概念是計畫不變，只是改變做事的優先順序或是做法更新，同時進行軌道修正。
最好的狀態就是經過檢視後，所有事情都順利地進行，那就「不需要調整」，在調整階段根據行動後的結果來決定後續動作，這就是PDCA的特徵。
鬼速PDCA - 10大必要條件
1. 利用因數分解來建立精準度高的假設
擬定計畫時，因數分解的詳細度有助於及早發現瓶頸、預防課題遺漏，下個循環中必須進行的「軌道修正」就會變小。
擬定計畫時，因數分解的詳細度有助於及早發現瓶頸、預防課題遺漏，下個循環中必須進行的「軌道修正」就會變小。
2. 以假設思考和Lean思考運作
情報不足的情況，先試著做看看，就算失敗也無所謂，只要動手做，課題就會浮現。
情報不足的情況，先試著做看看，就算失敗也無所謂，只要動手做，課題就會浮現。
3. 養成從影響較大的課題、行動開始著手
如果從KGI回推回去，從最具有效果的課題 (KPI) 或Do 開始做的話，即使沒有辦法按照進度完成所有任務，進度也會提前，別忘了排出優先順序。
如果從KGI回推回去，從最具有效果的課題 (KPI) 或Do 開始做的話，即使沒有辦法按照進度完成所有任務，進度也會提前，別忘了排出優先順序。
4. 湧現行動創意時，就要立刻任務化
在「執行Do」階段要毫不保留去執行，養成一想到「執行 Do」就反射性將之「TODO 」化的習慣，執行速度一定會加快。
在「執行Do」階段要毫不保留去執行，養成一想到「執行 Do」就反射性將之「TODO 」化的習慣，執行速度一定會加快。
5. 行動目標數據化
不要想著控制結果，而是控制行動，所以要擬定配合檢視頻率的行動目標(KDI)。
不要想著控制結果，而是控制行動，所以要擬定配合檢視頻率的行動目標(KDI)。
6. 每天進行TODO的進度管理
執行循環中進行TODO層級的進度掌握和調整，一天最少一次，最理想是一天進行數次。
執行循環中進行TODO層級的進度掌握和調整，一天最少一次，最理想是一天進行數次。
7. 經常進行檢視
在可能檢視的範圍內，以最短的循環針對KGI、KPI、KDI分別進行檢視，就可以減少無謂的努力。
在可能檢視的範圍內，以最短的循環針對KGI、KPI、KDI分別進行檢視，就可以減少無謂的努力。
8. 進行原因分析時要拋開執念
當工作進展不順時，更應該對假設產生懷疑，如果沒有將思緒往橫向、縱向發展，很多課題都會被忽略。
當工作進展不順時，更應該對假設產生懷疑，如果沒有將思緒往橫向、縱向發展，很多課題都會被忽略。
9. 迅速與下個循環串聯
若必須變更計畫時，就立即召開會議，如果只是改善層級的調整，就當場任務化，便可減少串聯到下個循環的時間損失。
若必須變更計畫時，就立即召開會議，如果只是改善層級的調整，就當場任務化，便可減少串聯到下個循環的時間損失。
10. 同時運作多的小PDCA
最理想的方式是同時運作數個PDCA，同時運作數個PDCA可以比全力運作一個大PDCA更快有結果。
最理想的方式是同時運作數個PDCA，同時運作數個PDCA可以比全力運作一個大PDCA更快有結果。
重點註記
📌
PDCA是一種假設性的思考，萬一假設錯誤，只要事後調整即可。
📌
在決定「不做什麼」的同時，也要針對「要做什麼」安排優先順序，然後確實執行。
📌
將目標具體化，最理想的時間設定是1-3個月左右。
將目標具體化，最理想的時間設定是1-3個月左右。
📌
執行時充滿自信、檢視時要自我懷疑，這就是PDCA的基本態度。
📌
如果企業和個人長時間在工作上沒有碰到撞牆期，那就代表你們一直在原地踏步，因為只要持續成長、前進，就一定會遇到障礙。
📌
「課題」一旦明確，就要思考解決方案的方向性，做到這一步，就算大功告成了。
「課題」一旦明確，就要思考解決方案的方向性，做到這一步，就算大功告成了。
📌
PDCA基本上是以手邊現有的情報為基礎而下的合理判斷，如果有這樣的修正能力，那更是一大助力。雖說犯錯也沒關係，但是抽象的檢視方式絕對不能做。
推薦這本書的三大理由
1. 詳細分解步驟教學：
這本書深入細節的透過實務操作指引，告訴你遇到突發情況時可以怎麼做，從中能感受到作者花費了很長時間與心力在實踐PDCA，我覺得這本書更像是操作手冊，當你的工作遇到阻礙時，可以拿出來翻翻看，以這本書作為參造會更有啟發。
2. 一邊理解概念、一邊對照實力：
為了讓各個族群的人都能瞭解書中所傳遞的理念，作者設計了兩個案例貫穿全書章節，一個是企業版，若你想要提升公司的業績，就可以看「業務篇」，另一個則是個人版，若你想要提升英語能力，就可以看「英語篇」，對於理解鬼速PDCA這本書的框架會更有幫助。
為了讓各個族群的人都能瞭解書中所傳遞的理念，作者設計了兩個案例貫穿全書章節，一個是企業版，若你想要提升公司的業績，就可以看「業務篇」，另一個則是個人版，若你想要提升英語能力，就可以看「英語篇」，對於理解鬼速PDCA這本書的框架會更有幫助。
3. 由淺入深的學習：
作者將PDCA細部拆解成由上而下，由粗到細的執行架構，第一章講述PDCA名詞解釋，用最簡單的方式陳述出各個名詞的差別及重要性，接著從第二章開始，會針對「P」、「D」、「C」、「A」 做更詳細的說明，整體架構相當完整。
作者將PDCA細部拆解成由上而下，由粗到細的執行架構，第一章講述PDCA名詞解釋，用最簡單的方式陳述出各個名詞的差別及重要性，接著從第二章開始，會針對「P」、「D」、「C」、「A」 做更詳細的說明，整體架構相當完整。
結語
「鬼速PDCA」作者在PDCA執行上相當重視效率與事前完整的規劃，現今大環境急遽的改變，需要的是在環境轉變之前就先下手為強的先見之明，就算沒有這種能力，只要具有察知變化、順應改變的柔軟性就有其存在的價值，運用PDCA循環就很重要。
若是像我一樣不熟悉PDCA的人，作者建議可以先試著將重大課題或目標加以分解，鎖定當中最重要、最指標性的課題，同時啟動多個小型PDCA，這樣一來，會更容易處理，速度也會加快，執行目標時就要進行檢視，如果失敗就思考可能的原因，最重要的是不能停止思考，因為只要停止，PDCA循環也會跟著中止。
我第一次閱讀這本書時感到「很難消化」，建議可藉由掃描QR code 下載格式表，從PDCA的範例中沉澱一下，手上有沒有實際的問題可以透過PDCA來解決？想過之後再開始閱讀會比較容易吸收喔！
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