閱讀筆記｜《間歇高效率的番茄工作法》用25分鐘提高生產力，最簡單也最有效的時間管理技巧，不再被雜事綁架！
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當我們在執行一項任務或工作時，一般人會想一鼓作氣把事情都做完，但往往會效率不彰，越做越沒勁，且很容易受到環境干擾，讓人感到筋疲力盡，總是跟不上預設的進度。
這時候就很適合用「番茄鐘工作法」，番茄鐘工作法之所以有效，在於有助發揮間歇、高強效的專注力，將事情拆解成小目標，並把時間變成注意力的資源，讓時間有更好的規劃！
這本書完整的介紹番茄鐘的背景、結構和使用方式，並有許多操作上的練習和應用。
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這篇文章會和讀者分享「間歇高效率的番茄工作法」，我會分成五個部分說明這本書的內容，並且和你分享我使用番茄鐘工作法的心得。
- 什麼是番茄鐘工作法？
- 番茄鐘的使用方法？
- 番茄鐘記錄方法？
- 執行番茄鐘時遇到干擾怎麼辦？
- 番茄鐘工作法 個人心得分享
什麼是番茄鐘工作法？
番茄工作法的英文是Pomodoro，它是在1987年由法蘭西斯科．西里洛Francesco Cirillo（本書作者）所發明。
當時的他正焦頭爛額的準備大學課堂的考試，卻不斷受到內在與外在環境干擾，導致自己無法專心唸書。
為了讓心情平定下來，他在廚房找到了一個番茄形狀的計時器，他設定了時間，告訴自己在這段時間內要好好唸書不被干擾，後面也順利通過了考試，這也讓作者發現番茄鐘的奧妙，開始研究起番茄鐘的原理並尋找出答案。
番茄鐘 簡單有效的經典理論：
番茄工作法的目標是以簡單工具及方法提升效能，不論是個人或團體都適用。
番茄工作法是基於三個要點所形成的：
1. 以不同方式看待時間
不再抱持著持續流逝的概念，從而降低焦慮與提升效能。
2. 善用頭腦
我們能夠學得更好，思慮清楚，全神貫注。
3. 簡單易用
這套方法簡單不複雜，但有助於持續專心而達成目標。
如果你想瞭解更多番茄鐘的訊息，書本附錄提供了網站資源，只要掃描QR code就可以查詢官網。
也可以透過實作訓練課，直接和發明番茄工作法的本書作者學習討教，或是參與活動與研討會，和一群同樣使用番茄鐘工作法的使用者進行交流討論。
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番茄鐘的使用方法
番茄鐘工作法為30分鐘：25分鐘工作、5分鐘休息。
番茄鐘開始時就不可被打斷，也就是「25分鐘內必須專心工作」，如果番茄鐘被打斷了則視為失效，就像從未設定過，然後你該重新設定一個新的番茄鐘。
當番茄鐘響起，你就在剛才所做的事情畫叉，「放下工作休息5分鐘」，休息時間可以喝杯水、活動一下筋骨，切記不可在休息時間接觸與工作相關的任何事情，讓大腦真正得到放鬆。
番茄鐘工作法包含5個步驟：
如上圖所示，使用蕃茄工作法需要「計畫、追蹤、紀錄、加工和視覺化」，透過這五個步驟，你的時間管理技巧絕對能夠更好。
為什麼？
因為你可以透過番茄鐘的紀錄，知道自己做某件事所需要的時間成本，評估這項任務的時間花費是否合理？你知道自己為何會分心，進而找到解決方法以提升工作效率，這就是番茄鐘工作法的重要性。
番茄鐘的記錄方法
首先，每天開工前，先寫出今天要做的代辦事項，區分工作優先順序，寫進今天的工作表。
.jpg "圖：間歇高效率的番茄工作法")
我一定要休息這5分鐘嗎？
這5分鐘是脫離工作的必需時間，供頭腦消化吸收剛剛25分鐘的工作內容，人類並不是電腦，就連電腦長時間運作，都可能會變慢變鈍，你可以趁著休息時間做一些小活動，起來走一走，喝杯水，想像一下週末假期要去哪裡玩。
休息時間不適合很費心神的活動，別跟同事聊工作、別打重要的工作電話、別寫重要的電子郵件，免得妨礙頭腦整合，損及下一個番茄鐘的專注度。
每4個蕃茄鐘時段，安排一次長休息
每做完4個蕃茄鐘，進行一次15至30分鐘的長休息，這段休息時間很適合外出走一走、去泡杯咖啡、整理辦公桌等等，重點是別做任何複雜事情，休息時間不該繼續想著前面番茄鐘時段的事項。
一個接一個時段繼續工作，把事項做完，然後從工作表上劃掉。
以上圖為例，圖中的馬克‧羅斯今天要做的第一件事是寫一篇文章，他在後面打了五個「X」，表示他已進行了五個蕃茄鐘，那它所經歷的時間便為：
25+5+25+5+25+5+25+30(長休息)+25+5 = 175分鐘（2小時55分鐘）
用這樣的方式，便能知道自己做哪件事，大概會需要花多少時間。
使用1顆番茄鐘做最後紀錄
透過一天的紀錄，我們可以看見各項任務所花費的番茄鐘數量，觀察自己實行與安排狀況，有效精進。
以上圖為例，馬克花了10個蕃茄鐘時段在撰寫、調整與濃縮〈如何學音樂〉文章，看起來很久，其實大概只花9個以下的番茄鐘時段就能寫好文章，空出1個以上的番茄鐘時段去做其他事情。
.png "圖：番茄工作法")
我們可以透過記錄表自問：「下一次寫文章時我要事半功倍，花更少力氣卻能寫得一樣好，但如何達成？哪部分要刪掉？哪種調整可提升效能？」這些提問有助於改進工作或讀書方式，為你帶來最大的效益。
執行番茄鐘時遇到干擾怎麼辦？
當我們在執行番茄鐘時，可能會出現被干擾情況，分為兩種：內部干擾與外部干擾。
1. 內部干擾
雖然番茄鐘只有25分鐘，首次實行時，難免會分神，突然想起身喝杯飲料，或突然想打一通看似很急的電話，像這種分神拖拉就稱為內部干擾，使專注力低落。
當我們面對到內部干擾時，可化被動為主動，在工作上以一小撇「，」註記。
- 如果你認為新事項很迫切，記在今日工作表的「臨時急迫事項」
- 如果你認為沒這麼迫切，先記在「事項盤點表」，標記為「U」(Unplanned，臨時) 並註明截止期限
- 若都不重要，就專心工作，直到番茄鐘響起。
舉例來說，我在執行番茄鐘時，突然想起要預約今晚剪頭髮，我便會在工作表上標註「，」並在「臨時急迫事項」寫下預約剪髮，接著我會繼續專心工作，直到休息時間在打電話給店家預約剪髮時段。
2. 外部干擾
內部干擾與外部干擾主要差別在於，後者涉及到別人，需要溝通。
待在跟外界有接觸的環境，就會收到干擾，像是同事問你報告怎麼做？同事突然找你下班後一起去看電影？讓你無法完整執行番茄鐘。
這時，你必須「捍衛」番茄鐘，依據對方急迫程度而定，絕大多數的急事可以延到25分鐘或2小時之後再做，對方仍能接受，你則大有好處，依急迫程度把事情安排在當天或別天擇時處理，反過來由自己決定何時處理。
簡單來說，番茄工作法的目標是確保當前工作不被干擾，當你受到干擾時，請將事項一一列入番茄鐘裡，判斷事情的輕重緩急，別被內部/外部干擾牽著鼻子走。
番茄鐘工作法 個人心得分享
我以前就很想嘗試「番茄鐘工作法」，但往往很容易失敗，覺得自己沒辦法駕馭「番茄鐘」，便因此放棄了很長一段時間。
直到我在書店翻到《間歇高效率的番茄工作法》這本書的作者就是發明「番茄鐘工作法」的創辦人，裡頭提到的觀念與做法，讓我想再實施番茄鐘工作法。
1. 番茄鐘使用前、使用後的差異點
讓我最有感的是「提升整體工作效率」。
雖然我每天早上都會寫下一天代辦事項，完成後打勾紀錄，但時常會發現「超乎預期所設定的時間」，卻想不出是哪一個環節做錯了？
以往我會一鼓作氣想將事情一次做完，也覺得自己可以長時間專注，不需要短暫休息，但身體是不會騙人的，我開始發現自己會無意識地滑起手機，時間晃眼過去，發現又浪費掉許多時間，且精神也感到很疲倦，導致工作效率不佳。
我開始實施番茄鐘工作法，設定每工作25分鐘便休息5分鐘為一個循環，時間一到就先放下手邊工作，起身喝杯水、到處走一走，讓大腦得到放鬆，待休息時間結束再回來執行工作，我發現我的專注力比以往更集中了，且不會受到外部環境干擾。
2. 遇到內部/外部干擾時，我如何應對？
在檢視我的番茄鐘記錄時，發現過程會受到幾次干擾：
干擾一： 通訊軟體的訊息通知聲
相信有多數人和我一樣，想專心時卻總是被通訊軟體的訊息通知影響，便開啟視窗查看與回覆訊息，一來一往的回覆也浪費不少工作時間。
在我實施番茄鐘時，我便覺得這是一件很「困擾我的事情」，因為自己心情很容易受到影響，我的作法是將通訊軟體提醒通知關閉，僅開啟工作群組的通知聲，等到休息時間在打開通訊軟體回覆其它訊息。
干擾二： 突如其來的任務安排
過去我也時常被突如其來的想法給干擾，或是收到訊息協助處理某些事情時，當時我不懂得如何「判斷輕重緩急」，將每一件任務都視為緊急任務，讓我一時之間慌了腳步，不知道從何開始安排，導致每件事情都做不好，這也是我之前執行番茄鐘失敗的主要原因。
認真執行番茄鐘後，也讓我開始思考如何判斷事情輕重緩急，在心裡自問：「這真的很急迫嗎？今天就得做嗎？」通常就會得到解答。
若是面臨和同事共同合作的項目，我會將目前情況告知對方，協調後重新擬定排程，再回覆對方時間，以確保彼此的計畫不會受到影響。
3. 善用科技
雖然作者推崇紙筆紀錄，但現在市面上有非常多的番茄鐘 APP，善用科技的好處就是你不用把所有資料再另外統整，自然就可以記錄起來了，另外我最喜歡使用番茄鐘APP的原因，它會有一個主題，像是「養一座森林」。
養森林的方式就是你的專注時間，如果你在執行番茄鐘時，拿起手機做其它事情，小樹就會枯死，反之，若你專注工作不碰手機，小樹就會健康長大，透過簡單的小遊戲，就能專注於工作/讀書上，我建議讀者下載番茄鐘APP，找到自己順手的即可。
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(我使用的APP：專注清單-番茄工作法&任務清單)
結語
最後書中提到：提升番茄工作法的五大訣竅
1.每個番茄都很重要：
留意時間，觀察自己需要的努力與紀律，並且要有系統的做才會持續進步。
2.不要跟時間鬥：
不要想著衝高當天番茄數，重點在於目標。
3. 休息：
了解疲憊程度，決定要中斷或繼續，休息也是執行番茄鐘很重要一環。
4. 一次達成一個目標：
捫心自問是否有吸收進去上個番茄鐘所學，達成前面的目標，再往下一個目標前進。
5. 不要急：
慢下來，快樂不是來自於緊張兮兮達成下個目標，而是好好感受目前的目標。
自由就建立於你的自律之上，書中看似許多規矩，但只有在你真正了解意義並實際去做時，才能看見它的成效，並且有更好的績效產出，換取更多的時間做更有意義的安排。
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