閱讀筆記｜《讓老闆聽懂的簡報實力》每次開口，都是一場決定成敗的簡報！如何累積軟實力？關鍵是找到自己跟發揮自己的魅力。
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你知道嗎？在演講前3句話，人的大腦就會決定接下來對於你的態度是「拒絕」還是「接受」，一旦進入「接受模式」，你接下來要講的東西就會讓劇情持續升高。
職場上，通常是一對多的場合會用到簡報（PPT），常見使用情境是對投資人進行簡報，很多人的 PPT 只是把Word文件上的內容直接複製貼上，完全沒有經過整理，對台下的觀眾而言是一個相當不良的體驗，簡報的結構的確很重要，但講者的魅力與中心思想應該凌駕於結構之上，西方的簡報之所以盛行，是想要給演講者一個舞台，也就是簡報魅力。
今天我要分享的這本書呢，叫作《讓老闆聽懂的簡報實力》。
作者 Madeleine鄭宇庭是「以熙國際」創辦人。曾任職於聯合國，擅長國際商務談判與國際品牌，回台歷任政府機構、經濟部，教育部等，上市公司及全球前百大知名集團之國際品牌顧問、國內20多家傳媒特約專欄作家。
作者希望透過這本書，讓讀者學習到三個重點：
1. 東西方文化的落差
1. 東西方文化的落差
2. 溝通表達需要有一個結構
3. 找到自己跟發揮自己的魅力
3. 找到自己跟發揮自己的魅力
以上內容作者都會在這本書與我們分享他多年的工作經驗與心得，不但會教我們如何有邏輯，有焦點地呈現簡報，更要將自己的魅力發揮出來，避開簡報上常見陷阱。
在這裡，我將會分享我認為非常受用的重點筆記，我們繼續往下看吧！
名人演講的秘密
如何能做到充滿魅力的演說？我們可以從名人演講中，進一步學習他們的演講選題、架構、使用語言、肢體動作、與觀眾的互動模式，讓我們之後上台發表演講時，能夠有更好的表現。
李奧納多 – 抓住機會，三分鐘也可以獲滿堂彩
▲ 圖片來源：奧斯卡頒獎典禮
在奧斯卡金像獎這樣的場合，眾星雲集，影視圈的各個資深演員一個個輪流上台發表演說，但誰能讓全場替他歡呼？誰能引起後續全球熱議？李奧納多做到了！他在奧斯卡金像獎上發表一場令人難忘的演說。
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我們將演說的結構拆開來，可以看出他運用了5種架構發表這段演說：
1. 用讚美開場，最好的高潮
用讚美開場是最容易取信於觀眾的方法，在演講前3句話，人的大腦就會決定接下來對你的態度是「拒絕」還是「接受」，一旦進入「接受模式」，你接下來要講的東西就會讓劇情持續升高，這也是在奧斯卡頒獎典禮中最常使用的開場方式。
2. 把觀眾融入演說當中
李奧納多在頒獎典禮上感謝了許多人，以及在他踏上演藝之路後一路幫助提攜他的人，在這個資訊時代，資訊的確提供我們很多免費與快速的溝通方法，但其實我們最渴望聽到的是什麼？對於那些自己名字被提及的人，那一刻是很特別、會永遠銘記在心的。
3. 講你想講的
以影帝身分站上奧斯卡舞台的李奧納多，在短短3分鐘，除了簡短的得獎感言以外，他花了大部分的時間來談他長久以來關注的環境問題。
他長期關注氣候變遷環境議題，但卻無法將這樣的意識傳遞到一般民眾身上，因此他捉住了這次的機會，況且奧斯卡是全球都在關注的盛事，這也是能令觀眾耳目一新的驚喜，肯定能達到有效的宣傳效果，然而，在他發表演說後，「環保」關鍵字變成了「熱門議題」。
4. 用字簡單精準
在有限的三分鐘內，用字遣詞不需要很難，刪除所有不必要的冗言贅字，把用字改到簡單並精準，是最有效率的方式。
5. 漂亮的結語
最後李奧納多說：「Let us not take this planet for granted, I do not take tonight for granted.」兩句簡短又精準的話，漂亮的囊括了他提及的兩件事情，也建立起兩個看似無關主題的連結，不只如此，句子結構工整，還來個押韻！
如果你的結語夠精彩、很容易讓人朗朗上口，那麼不管過了多久，大家都會記得。
如何提升演講魅力
從李奧納多在奧斯卡頒獎典禮上的演講中，我們可以看見，真正好的演講是在有效的時間內，明確傳遞出目標，與觀眾產生共鳴，進而達到最終目的。
回到如何提升簡報魅力的課題，你必須具備「起承轉合」的簡報力。
1. 開頭
在每個演講的開頭，你都應該先歡迎你的觀眾，面對你即將要聯繫的人，你應該或多或少表示正式的歡迎。
例如：
早安/午安/晚安/大家好。
我代表 (xxx公司)熱烈歡迎你。
Hi，大家好，歡迎來到 (活動名稱)
2. 自我介紹
自我介紹可以根據不同的觀眾做客製化的調整。
3. 專題介紹
利用介紹性短語，介紹演講專題。
4. 主要目標
一開始就介紹演講的目標，這有助於讓觀眾了解你的目標。
5. 演講結構
介紹完主題後，向觀眾介紹演講的結構，讓觀眾知道他們可以期待將會得到什麼。
例如：
我的演講會分成n部分
我將從…..開始 / 首先我將談論…./下一個…./ 最後…。
6. 進入正題
完成所有準備工作之後，你終於可以開始演講的主要部分，以下列短於幫助你。
例如：
在我開始之前，有人知道嗎？
我想每個人都聽說過……，但是幾乎沒人知道。
我想給你一些關於…..的背景。
7. 適當的小結一下
如果你已經完成簡報的一個段落，請告知你的觀眾，以免他們迷失方向。
例如：
這就是我要說的…..
讓我們簡單總結一下我們的研究。
這些是我想概述的要點。
8. 轉折
使用以下面片語，連結並銜接下一個章節。
例如：
這引出我的下一個觀點，即為……….
現在將我們的注意力轉向………
9. 舉例說明
10. 連結下一個重點
如果你想連結到演講中的另一點，可以參考以下短語。
例如：
正如我一開始所講的那樣，………….。
Q&A 時間
如何優雅回答聽眾故意刁難的問題？
在簡報過程中如何處理問答環節？
在演講問答環節中，總是會遇到觀眾發問令人感到回答困難的題目，這是不可避免的情況。有一些具有一定知識程度的的觀眾，他的任務就是問一些刁鑽的問題，想辦法考倒講者。
雖然大部分的觀眾都是前來認真聽演講的，但講者在問答環節中的表現，也會使觀眾對簡報的看法產生重大的影響。如果希望自己的簡報能順利圈粉觀眾，那麼你需要具備可以解決在問答環節中提出的所有問題的能力。
1. 事先列出可能被詢問的潛在問題
在演講之前，可以為可能被詢問的問題列出清單，分為兩種類別：
第一種：講者可以在演講中回答的問題：
如果你在問答準備中產生一些潛在問題，表示你的講稿中存在漏洞，你可以將問題的答案編入講稿的結構中，而不是讓這些問題沒有答案，雖然是個麻煩的大工程，如果能好好地進行這些耗費時間的工作，將答案集成到講稿中，你的演講將變得更強大。
第二種：不想在演講中提到，又必須回答的問題：
建議你可以先分類出可能會遇到的挑戰問題清單，預先為一些潛在問題準備了答案，這樣的行為能夠有效幫助自己回答意料之外的棘手問題，因為你已經做好心理準備，當我們被問到尷尬問題時，因為預先做好準備的工作，我們會變得較為冷靜，在心理上就能克服意外和潛在個人問題帶來的衝擊。
2. 不要因為演講主題專業而失去幽默
根據貝爾領導力研究所的一項研究指出，領導者最可取的兩個特徵是強烈的職業道德和良好的幽默感，在舞台聽取觀眾的提問時，請記住幽默的價值，並準備在適當的時候講幾句笑話。
3. 拖延戰術
如果你遇到一個極度專業的問題，讓你不知道如何回答時，不需要立即回答一個不充分的拼湊答案，因為當你給出較弱或不正確的答案，帶來後續的傷害會更大。
你可以這麼做：
1.列出你的聯繫方式。
當你遇到需要進一步研究或考慮才能回答的問題時，請觀眾與你聯繫，以便稍後提供答案。這樣的情況是表達幽默感最佳時機，當你因為一個困擾的問題而輕笑時，觀眾會比你更喜歡你的反應，好像你的自我已經完全縮小跟觀眾一樣。
2.請助理在旁邊把當下回答不了的問題做紀錄。
回答環節的事前準備工作是成功發表演講的重要成分之一，由於大多數回答問題的環節都在演講結尾進行，因此講者在問答環節時間的表現將對觀眾產生持久影響。
7個上台容易忽略的壞習慣
即使是各種領域的專家，在簡報過程中也會出糗，作者針對這個現象做了統整，發現簡報和演講之所以會失敗，有七個常見原因：
1. 時間掌控不佳
講稿的長度不應取決於標題或功能，通常10分鐘短講的長度是很適當的，特別當講者是領導者時，如果能按時間開始和結束，觀眾會更加尊重你，因為證明你尊重他們的時間。
2. 演講目的不明確
任何演講最重要的問題是：重點是什麼？沒有明確陳述目標的演講通常效果不好。
3. 準備不足，才會造成上台很緊張
好的演講者總是會為他們的演講內容做好準備，即使他們的內容只是剛好達到水準，但講話的台風仍然會很穩健。
所以，如果當講者說不出重要的內容，又沒有穩健的台風，你就可以知道他們準備的不是很充分。因此，不要浪費你和觀眾的時間，請事先仔細思考並練習你要說的話。
4. 沒辦法抓住觀眾注意力
你所說的話和說話的方式，最好能立即引起觀眾的注意，確保你演講的內容和觀眾是有關的，後現代主義者對「這是真的嗎？」這個問題不那麼感興趣；反而對「它會如何影響我？」更為感興趣，身為講者的你，不要忘記你的資訊對觀眾來說很重要。
5. 只顧自己的觀點，忘記從對方角度出發
在大多數情況下，演講之所以會讓觀眾留下深刻印象，是因為這場演講改變了觀眾的看法，而自我感覺良好又超級專業是演講的致命傷，若是為了展現自己的自信和願景，卻忽略了要從對方的角度看事情，只滿足自己的需求，而不是滿足觀眾的需求，觀眾很容易會發現到這一點。
6. 你的過度專業真的很無聊
娛樂有兩種意義，第一種意思是「不用思考」；另一方面，娛樂能夠「吸引他人注意，並內化成思考」。
演講者的娛樂價值在於，它可以使觀眾在心理上參與其中，行為上就會想要跟進。因此，雖然開個玩笑是有風險的，但當因為太嚴肅而導致演講失敗時，其實更難堪。
7. 結尾沒有呼籲行動
要記住一個簡單的規則，一個好的結局只會發生一次，在結尾的每個錯誤都會破壞前面累積的正面印象。
你要明確表達，要觀眾配合的行為，例如「我們一起減量使用免洗餐具」或是「從明天開始讀一篇英文文章」。
怎麼樣才是好的 call on action？英文句子裡面常用以動詞作為開頭的祈使句，呼籲觀眾做出行動。
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結語
作者在這本書與我們分享她多年的工作經驗與心得，她強調「簡報」並不等於「報告」，簡報是將核心重點整理成精華的文件，最重要的是你如何表達你的主見？你怎麼去證明跟論證你的主見？你如何在有限的時間內傳達最終目的？
我們常見的窘境就是講者說得很用力，但聽眾聽得很模糊，如何用對方法把一個只有「同行」才知道的內容，換個手法用簡單的表達，陳述到連外行的人都能聽懂，這才是真正的簡報實力。
# 簡報架構重要，語言魅力更是重要。
如果你想進一步瞭解，如何用「心理學」的角度做出好簡報，可以參考我之前分享的文章喔！
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